Leerstand durch Corona: Was machen Unternehmen zukünftig mit den Büroräumen?

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Leerstand durch Corona: Was machen Unternehmen zukünftig mit den Büroräumen?

Leerstand durch Corona: Was machen Unternehmen zukünftig mit den Büroräumen? 2560 1267 coronavirus.de

Die Corona-Pandemie verändert die Arbeitswelt. Viele Unternehmer bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, um so die bestehende Infektionsgefahr in Büroräumen zu umgehen. Erste Erfahrungen mit dem Homeoffice zeigen, dass die Produktivität darunter kaum leidet. Ganz wird man zwar in Zukunft nicht auf Büroräume verzichten können, der Trend zum Homeoffice wird aber vermutlich über die Covid-19-Pandemie hinaus anhalten. Es stellt sich jetzt die Frage, wie Unternehmer leerstehende Büros sinnvoll nutzen können.

Der Platzbedarf ändert sich dauerhaft

Das Coronavirus hat bei vielen Firmen finanzielle Einbußen verursacht. Unternehmer, die feststellen, dass Homeoffice auch zu guten Resultaten führt, sehen dort eine Möglichkeiten zur Einsparung. Durchschnittlich zwanzig Prozent aller Kosten eines Unternehmens entfallen auf Miete und Unterhalt von Arbeitsräumen. Durch das Homeoffice können diese Ausgaben teilweise eingespart werden. Warum also nicht die Büroräume teilweise untervermieten und die Kosten sparen?

Damit sollten Unternehmer jedoch zunächst warten, denn nicht nur rechtlich gesehen birgt die Untervermietung Schwierigkeiten. Unter anderem hat sich gezeigt, dass Konferenzen besser funktionieren, wenn alle Mitarbeiter in einem Raum zusammensitzen. Über den Bildschirm lässt sich nonverbale Kommunikation nur unzureichend übermitteln. Auch für kurze Besprechungen und für kleinere Arbeiten ist das Büro notwendig. Arbeiten im Homeoffice ist nicht immer sinnvoll und muss durch eine genaue Analyse der anstehenden Aufgaben für einzelne Teams und Positionen entschieden werden.
Besser also zunächst den tatsächlichen Raumbedarf während bzw. nach der Krise ermitteln, statt ganz auf Büroräume zu verzichten.

In der Corona-Pandemie ist Umdenken gefragt

Unternehmer und Mitarbeiter müssen mit der Corona-Krise umdenken: Der feste Arbeitsplatz im Büro ist vielerorts durch eine flexible Lösung ersetzt worden. Wird dies zukünftig beibehalten und es ist nur noch ein Teil der Angestellten im Büro anwesend, ist der Raumbedarf geringer.
Eine Alternative um leerstehende Büroräume zu vermeiden, ist ein Umzug in kleinere Räume.

Das ist bei der Untervermietung zu beachten

Unternehmer, die viele Mitarbeiter ins Homeoffice schicken und über eine Untervermietung nachdenken, sollten bei einer berücksichtigen, dass die Räume für einen längeren Zeitraum zur Verfügung stehen müssen. Der Mieter investiert Zeit und Geld in den Umzug und braucht Planungssicherheit. Ein sinnvoller Mindestzeitraum wäre ein halbes Jahr. Allerdings haben sich durch Corona die Bedingungen ein wenig geändert: Da niemand genau weiß, wie sich die Pandemie weiterentwickelt, sollte der Vermieter den Mietvertrag mit einer mieterfreundlichen Kündigungsfrist versehen.
Vermieten kann der Unternehmer einzelne Büroräume oder auch Arbeitsplätze, wie es auch in Shared Offices der Fall ist. Bei der Kalkulation der Miete sollten auch die Nebenkosten berücksichtigt werden. Weiterhin gilt es Sicherheitsaspekte wie Betriebsgeheimnisse und Einlasschecks zu bedenken.
Die Untervermietung birgt einige Risiken, die vorher rechtlich abgeklärt werden sollten. Alternativ können die leerstehenden Büroräume aber auch kreativ genutzt werden.

Kreative Lösungen für die ungenutzten Büroräume

Unternehmer, die gut durch die Corona-Pandemie gekommen sind, können die verbleibenden Räume auf andere Weise nutzen. Viele Mitarbeiter wünschen sich z.B. einen Raum, um die Mittagspause entspannt zu verbringen. Denkbar wäre auch ein Zimmer mit einer Tischtennisplatte oder mit Sportgeräten, um einen Ausgleich zur sitzenden Tätigkeit zu schaffen. Die Möglichkeiten sind dabei grenzenlos. Bei größeren Firmen sollten die Mitarbeiter mitentscheiden, wie leerstehende Büros genutzt werden können. Eine Investition in einen Sport- oder Ruheraum ist vielleicht sogar lohnenswerter als die Untervermietung. Zufriedene und entspannte Mitarbeiter arbeiten besser und erfolgreicher.

Die Büroräume im Sinne der Mitarbeiter einsetzen

Nachdem leerstehende Büros sinnvoll genutzt wurden, steht nicht mehr für alle Mitarbeiter ein Arbeitsplatz zur Verfügung. Damit nicht plötzlich sämtliche Mitarbeiter zur gleichen Stunde einen Arbeitsplatz beanspruchen, müssen die Plätze sinnvoll verteilt werden. Eine Excel-Liste stößt schnell an ihre Grenzen. Mittlerweile gibt es mehrere Tools und Apps, mit denen sich die Raumbelegung optimal koordinieren lässt, z. B. Locaboo. Vor allem während der Corona-Pandemie ist das nützlich, denn das Tool misst die Raumauslastung. Natürlich findet keine verbotene Überwachung statt, denn ein einzelner Mitarbeiter kann durch die Anwendung nicht ermittelt werden.
Kleinere Unternehmer nutzen besser das kostenlose Tool 1.50-Office. Damit können die Mitarbeiter einen Arbeitsplatz buchen. Die Webanwendung arbeitet dabei angepasst an die Hygienemaßnahmen: Mindestabstände und die Höchstzahl an Mitarbeitern werden eingehalten.

In der Schlussfolge ist die Untervermietung wohl die komplizierteste und riskanteste Weise, leerstehende Büroräume während der Corona-Pandemie zu nutzen.
Die Nutzung für Aktivitäten in den Pausen bringt in Bezug auf die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit die meisten positiven Effekte mit sich. Wichtig ist jedoch bei allen Möglichkeiten, dass die Gesundheit und der Schutz der Mitarbeiter im Vordergrund steht.